O que é Gráfico de Gantt?

O que é Gráfico de Gantt?

O Gráfico de Gantt ou Diagrama de Gantt é uma ferramenta que dos meados de 1890 até os dias atuais vem sendo usado como recurso para ajudar a planejar, controlar e analisar atividades e processos nos mais diversos segmentos. Mesmo sendo uma ferramenta com mais de 100 anos de existência, o gráfico de gantt ainda é atual e continua sendo uma das estruturas mais utilizadas no gerenciamento de projetos por permitir, de forma ilustrativa, visualizar o avanço das diferentes etapas de um projeto ao longo do tempo.

 

Quem foi Henry Gantt?

Henry Gantt foi um engenheiro mecânico e consultor de empresas em processos industriais e de gestão, nasceu em 1861 em Maryland, nos Estados Unidos. Atuava na otimização de processos para o aumento da produtividade e da eficiência nas linhas de produção. Por essas e outras, sua carreira profissional o levou a trabalhar juntamente com Frederick Taylor, considerado o pai da administração científica.

 

Gráfico de Gantt e sua história

Henry Gantt lançou o Gráfico de Gantt (Diagrama de Gantt) para o mundo em 1903, implementando-a na indústria como forma de planejar, organizar e controlar a produção. Com a ajuda do Diagrama passou a ser possível planejar em detalhes a linha de produção, distribuindo adequadamente as atividades ao longo das horas de trabalho de cada funcionário, o que ajudava a prever o volume de peças por colaborador e por dia, garantindo, assim, que os pedidos dos clientes fossem atendidos dentro do prazo estabelecido.

 

Hoje em dia

Mais de um século se passou e o Gráfico de Gantt continua servindo a diversos propósitos dentro do gerenciamento de projetos, mas seu principal objetivo ainda é mostrar de maneira bastante visual e de fácil compreensão como se desenvolve o cronograma completo dos trabalhos. Por meio de barras que representam uma linha do tempo, esse recurso permite que se tenha uma visão clara do tempo investido em cada tarefa e do prazo total para a entrega do projeto finalizado. Lembrando que ele não se limita apenas à linha do tempo, auxiliando também a organizar o projeto e promover um gerenciamento de qualidade.

 

Por que usar?

 

 

 

Segmentação de tarefas

 

Ao colocar o Gráfico de Gantt no papel, na planilha ou no software, você automaticamente desmembra as atividades do projeto em tarefas menores, o que permite visualizar com muito mais detalhes exatamente o que deve ser feito, quando e por quem.

 

Distribuição de responsabilidades

 

Incluindo uma coluna a mais no seu gráfico, você pode determinar, ao lado de cada atividade, os responsáveis por tais ações. Com essa simples inclusão você mantém todos devidamente informados sobre suas atribuições dentro do projeto.

 

Interdependência de atividades

 

No gerenciamento de projetos é mais que comum ter atividades interdependentes, ou seja, com uma tarefa precisando ser concluída para que outra seja iniciada. No Gráfico de Gantt você ordena as atividades de modo a identificar essas interdependências e conscientizar a equipe sobre a necessidade do cumprimento de prazos para que o cronograma não seja impactado.

 

Definição de prazos

 

Ao iniciar um Gráfico de Gantt, você pode testar diferentes arranjos entre atividades e prazos, o que permite ter uma visão mais abrangente de todo o esforço a ser despendido ao longo do projeto. Com isso você identifica o caminho crítico e define os prazos com uma maior assertividade, deixando de correr o risco de dimensionar mal a data de entrega do produto final.

 

Controle do desenvolvimento

 

Após finalizado o Gráfico de Gantt, compartilhe-o com sua equipe e monitore os avanços para ver se os prazos estão mesmo sendo cumpridos. Como essa é uma ferramenta bastante visual, o ideal é que você a disponibilize em um mural ou dashboard de controle para que todos tenham acesso à informação a qualquer hora.

 

Como montar

 

Atualmente é possível desenvolver um Gráfico de Gantt a partir de planilhas de Excel, softwares, aplicativos e outras ferramentas on-line. Aqui explicaremos quais são os itens que não podem faltar durante o desenvolvimento do seu gráfico, ok?

 

 

 

 

Liste as atividades do projeto

 

Antes de mais nada, faça uma lista das atividades essenciais ao projeto: essa será sua visão macro de tudo que deve ser feito. Nesse momento, estime também o tempo necessário para que cada atividade seja concluída.

 

Parta para o detalhamento

 

Cada atividade pode ser desmembrada em tarefas menores, que serão executadas por sua equipe. Identifique essas tarefas e, mais uma vez, estime o tempo para concluir cada uma delas.

 

Identifique as interdependências

 

Quais tarefas e atividades são interdependentes? Os prazos para conclusão estão alinhados ou é preciso realizar ajustes para que dê tempo do time se estruturar e dar prosseguimento? Atente-se para essas três situações:

 

Tarefas que precisam ser concluídas para que outras se iniciem;

 

Tarefas que não podem ser iniciadas antes de outras;

 

Tarefas que não podem ser concluídas antes de outras.

 

As tarefas que não são interdependentes podem correr paralelamente às demais, desde que você tenha recursos disponíveis para que tudo caminhe concomitantemente sem maiores atropelos.

 

Estruture seu Gráfico de Gantt

 

Com todas as informações reunidas e organizadas, você pode lançar os dados em um software de gerenciamento de projetos, criar um gráfico a partir de uma tabela feita no Excel ou utilizar outras ferramentas on-line. Se você não tiver nenhum recurso tecnológico à mão, pode até mesmo criar seu Gráfico de Gantt em um flipchart! Viu só como a ferramenta é versátil? Lembre-se de que você deve compartilhar o gráfico com sua equipe e, se possível, com o cliente, afinal, ele também deve ter acesso às informações sobre o andamento do projeto, não concorda?

 

Monitore o andamento

 

Conforme as tarefas forem concluídas, sinalize no gráfico para atualizar o status do projeto e, com isso, manter todos a par do que está acontecendo. Caso haja algum tipo de atraso, identifique a causa, corrija o percurso e volte a trabalhar focado no que havia sido planejado.

 

Já que gerenciar uma grande quantidade de atividades é mesmo um trabalho minucioso, contar com ferramentas que facilitem o entendimento do cronograma, permitam uma visão global do desenvolvimento do projeto e ajudem a compartilhar a informação é de vital importância para o sucesso. Por essas e outras, caso ainda não tenha utilizado o Gráfico de Gantt em seus projetos, faça um teste e comprove a eficácia dessa ferramenta! Pense bem: não deve ser à toa que ela é utilizada há mais de 100 anos!

 

Fontes:

www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/conhecimentos/grafico-de-gantt-como-e-por-que-utiliza-lo-para-gerenciar-projetos

www.hinc.com.br/grafico-de-gantt-gestao-projetos-exemplo/

 

 

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