O timesheet é uma ferramenta de gerenciamento de tempo muito utilizada em agências e por profissionais freelancers.
Com ela, é possível ter controle das horas que os funcionários passam trabalhando em determinado projeto, e saber qual o custo do trabalho.
Mas se você não trabalha em uma agência, essa ferramenta é útil para você também, e pode ser utilizada em diversos tipos de negócios.
Qual a importância do timesheet para o seu negócio?
Com o timesheet é possível observar mais de perto todos os seus processos e identificar onde estão os gargalos no dia a dia. É como um filtro, e você consegue ver de forma efetiva se as demandas estão de acordo com o custo que elas levam.
No final das contas, podemos dizer que o timesheet ajuda a controlar a perda de tempo e recursos. Afinal, se o seu negócio está gastando muito tempo em uma tarefa simples, significa que existe algo errado e, por isso, ações devem ser tomadas para melhorar o processo.
Com o timesheet você consegue extrair informações importantes como:
Horas gastas em projeto;
Tempo gasto em reuniões;
Qual cliente que demanda mais tempo da empresa;
Quais equipes ou funcionários são mais produtivos.
Tendo essas informações em mãos, é muito mais fácil descobrir qual o custo de cada colaborador para sua empresa, e qual o custo real de cada projeto desenvolvido.
Por isso essa ferramenta é tão importante.
Aumento da produtividade da equipe
o timesheet ajuda, e coloca na ponta do lápis quanto tempo realmente gastamos em nossas tarefas. Quando olhamos tão de perto assim ficamos surpresos com o tanto de tempo que gastamos em tarefas simples, como reuniões, por exemplo.
Afinal, você não quer abrir o seu timesheet e identificar que passou mais da metade da sua semana entre reuniões e sem de fato produzir nada, não é mesmo?
Reduz custos e precifica melhor os projetos
Como falamos ao longo deste texto, quando uma equipe não está produzindo o tanto que deveria, a sua empresa está perdendo recursos.
Mas, para poder tomar uma ação, isso deve ser identificado com antecedência. Por isso, o timesheet ajuda na redução de custos, mostrando onde estão os gargalos na sua produção.
Ele também ajuda na precificação, e você pode justificar os preços de cada projeto mostrando o quanto de trabalho e tempo a sua empresa precisa investir até que ele esteja concluído.
Identifica retrabalhos
Entregar um trabalho que não precisa de ajustes, é algo quase impossível. Entretanto, quando os seus colaboradores estão tendo muito retrabalho, significa que algo está errado no processo
E novamente, com a ajuda do timesheet, é possível identificar essas ocasiões, para até mesmo repensar o projeto inteiro ou ver quais são as expectativas que não estão sendo atendidas.
Ajuda na gestão das pessoas
Por fim, podemos dizer que o timesheet ajuda na gestão de pessoas da sua empresa. Ele fornece dados estratégico para que os gestores e o RH consigam analisar o desempenho de cada colaborador e identificar qualquer queda de produtividade.
Essa ferramenta ajuda também com feedbacks, já que você pode apresentar ao colaborador dados sobre sua performance e até mesmo chamá-lo para conversar quando identificar uma queda em sua produção.
Como o timesheet pode ser benéfico para o colaborador?
Para o colaborador, o timesheet também é uma boa, e o ajudará a administrar melhor o seu tempo, visualizando suas demandas.
Assim, ele consegue identificar onde estão os seus horários livres e quanto tempo demandam suas tarefas.
Dessa forma, é possível combinar melhor suas entregas quando algo for solicitado.
E encaixar qualquer demanda inesperada.
Agora que já sabemos todas as vantagens do timesheet, precisamos falar sobre como você pode implementá-lo no seu negócio.
Como fazer o timesheet?
Bom, agora você sabe tudo sobre o timesheet e precisa definir qual modelo será utilizado na sua empresa. Podemos dizer que existem duas formas de realizar o apontamento de horas no timesheet: planilhas ou sistemas. Veja a seguir cada um deles.
Planilha timesheet
As planilhas de timesheet são bastante comuns, nesse caso os colaboradores fazem seus apontamentos de forma manual e a planilha vai fazendo os cálculos de acordo com a fórmula inserida.
Esse é um bom meio para fazer o timesheet, entretanto, pode acontecer dos seus colaboradores esquecerem de colocar seus apontamentos, o que prejudicará seus relatórios.
Então, usar uma planilha que fique hospedada na nuvem, assim o seu colaborador pode acessá-la de onde estiver, seja na empresa ou em home office.
Sistemas
Gerencie e acompanhe as atividades de toda a empresa ou de um setor, através da nossa ferramenta Kanban
Tudo isso, pode ser feito diretamente pelo celular com alguns clicks. Após isso o gestor pode extrair todos os relatórios, com as atividades registradas.
O interessante é que dessa forma o planejamento de todas suas atividades estará centralizado, sem perder os prazos de entrega. E se preferir, receba notificações por e-mail. Tenha os melhores indicadores para tomar decisões.
Chegamos ao final desse texto e espero que você tenha gostado, falamos sobre o quanto essa ferramenta é útil e te ajuda a descobrir a relação entre tempo e valor do trabalho da sua empresa. Além disso, ela também te ajuda a melhorar a produtividade e gerir melhor o seu tempo.
